Datenschutz
Information über die Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten für betroffene Personen
1) Allgemeines
2) Was sind personenbezogene Daten und was ist eine Datenverarbeitung?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
Weiter unten finden Sie im Detail, welche Daten wir erheben oder verarbeiten.
Vorausgeschickt sei, dass BioReg keine personenbezogenen Patientendaten verarbeitet. Für BioReg ist eine Zuordnung von Gesundheitsdaten zu einer identifizierbaren Person nicht möglich. Sämtliche personenbezogenen Gesundheitsdaten werden vor deren Übermittlung an BioReg bereits pseudonymisiert.
Eine Verarbeitung von Daten (auch Datenverarbeitung) ist jeder, mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren, ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
3) Wer ist für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten verantwortlich?
Für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist der Verein BioReg verantwortlich. Sie können den Verein in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten am einfachsten über das Kontaktformular oder per Post am Sitz des Vereines erreichen.
4) Welche Daten verarbeitet BioReg und zu welchem Zweck?
4.1) Kooperationspartner
Auf der Rechtsgrundlage Erfüllung (vor-)vertraglicher Verpflichtungen und sonstiger rechtlicher Interessen werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten (Unternehmen oder Institution, Kontaktdaten einschließlich Ansprechpersonen und deren Position, Zahlungsdaten, rechtlich und zur Vertragserfüllung und -abwicklung relevante Informationen und Dokumentationen) zur Durchführung unserer Kooperation verarbeitet. Bitte informieren Sie gegebenenfalls auch die von Ihnen betroffenen Mitarbeiter über diese Verarbeitung von personenbezogenen Daten als Kontaktpersonen und Ansprechpartner Ihrer Institution.
4.2) Anfragen
Wenn Sie mit BioReg in Kontakt treten (zB per E-Mail, telefonisch oder per Fax), werden wir Ihre angegebenen personenbezogenen Daten (Kontaktdaten, Ihr Anliegen und die diesbezüglichen Informationen und Unterlagen) zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeiten.
4.3) Veranstaltungsteilnehmer
Als Teilnehmer an unseren Veranstaltungen verarbeiten wir personenbezogene Daten (Titel, Name, Kontaktdaten, Institution, Fachgebiet) auf Grundlage der Erfüllung (vor-)vertraglicher Verpflichtungen und werden die personenbezogenen Daten für die Organisation und Abwicklung der Veranstaltung (zB Buchungen, Planung der Veranstaltung) verarbeiten und gegebenenfalls auch für diesen Zweck im erforderlichen Ausmaß übermitteln (zB namentliche Hotelbuchung, etc).
4.4) Mitglieder und Funktionäre von BioReg
Auf der Rechtsgrundlage der Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung aus den Vereinsstatuten und des Vereinsgesetzes und zur Erfüllung des Vereinszweckes und der Ausübung Ihrer Mitgliedschaft erfassen und verarbeiten wir ab der Übermittlung des Antrages auf Aufnahme als Mitglied personenbezogene Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Fachgebiet, Ausbildung, Institution der Sie angehören, Funktionen und Funktionszeiträume von und für BioReg). Wir verarbeiten diese Daten zur Erfüllung der statutenmäßigen und sonstigen rechtlichen Verpflichtungen (zB Feststellung der Voraussetzungen für eine Aufnahme, Berechtigung zur Ausübung des Wahlrechts, Ermöglichung der Ausübung Ihrer Aktivitäten als Vereinsmitglied und dessen Administration) sowie um Ihnen Informationen über BioReg und dessen Tätigkeit zu übermitteln.
4.5) Geschäftspartner
Auf Basis der Rechtsgrundlage und Erfüllung (vor-)vertraglicher Verpflichtungen und sonstiger rechtlicher Interessen werden wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten (Unternehmen oder Institution, Kontaktdaten einschließlich Ansprechpersonen und deren Position, Zahlungsdaten, rechtlich und zur Vertragserfüllung und -abwicklung, relevante Informationen und Dokumentationen) zur Abwicklung unserer Geschäftsbeziehung verarbeiten. Bitte informieren Sie gegebenenfalls auch die von Ihnen betroffenen Mitarbeiter über diese Verarbeitung von personenbezogenen Daten als Kontaktpersonen und Ansprechpartner Ihrer Institution.
5) Werden Ihre Daten zu anderen Zwecken genützt oder sonstige personenbezogene Daten verarbeitet?
Die Daten werden zu keinen anderen als den genannten Zwecken verarbeitet, und es werden keine anderen personenbezogenen Daten verarbeitet. Sollte zum Beispiel für ein Projekt oder eine wissenschaftliche Kooperation eine weitergehende oder neue Datenerhebung- oder Verarbeitung erforderlich sein, werden wir eine gesonderte Information darüber zur Verfügung stellen. In diesem Fall würden die Betroffenen jedenfalls im Vorhinein informiert oder von ihnen eine Zustimmung eingeholt werden. Klarstellend halten wir nochmals fest, dass BioReg keine personenbezogenen Daten von Patienten verarbeitet. Sämtliche Daten von Patienten sind pseudonymisiert und ein Rückschluss auf die einzelnen Patienten ist BioReg nicht möglich.
6) Werden wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte (als Verantwortliche) übermitteln, außer (i) es ist dies zur Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten (zB Erfüllung von vertraglichen Verpflichtungen) erforderlich oder (ii) gesetzlich oder auf Grund behördlicher oder gerichtlicher Akte verpflichtend oder (iii) wir haben Sie auf diese Weitergabe im Einzelfall ausdrücklich hingewiesen oder Ihre ausdrückliche und widerrufbare Zustimmung eingeholt oder (iv) wir geben Kontaktdaten von Funktionären oder als Ansprechpartner zur Durchführung von Aktivitäten innerhalb des statutenmäßigen oder vertraglichen Zweckes von BioReg weiter. Personenbezogene Daten werden in unserem Auftrag auch von unseren Dienstleistern (Auftragsverarbeitern) im erforderlichen Ausmaß verarbeitet. Diese Auftragsverarbeiter sind insbesondere IT-Dienstleister und Veranstaltungsdienstleister, Steuer- und sonstige Berater und gegebenenfalls Rechtsanwälte. Alle unsere Auftragsverarbeiter verarbeiten Ihre Daten nur in unserem Auftrag und auf Basis unserer Weisungen ausschließlich für die oben beschriebenen Zwecke. Die Empfänger der Daten sind rechtlich verpflichtet, diese für keine anderen Zwecke zu verarbeiten. Nach der Durchführung der von uns beauftragten Arbeiten durch unsere Auftragsverarbeiter sind diese verpflichtet, sämtliche nicht mehr erforderlichen Daten zu löschen.
7) Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich so lange, wie wir die Daten für die oben beschriebenen Zwecke und zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen benötigen. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht länger benötigen, löschen wir diese von unseren Systemen und Aufzeichnungen oder anonymisieren sie, damit Sie nicht mehr identifiziert werden können. Daten mit rechtlicher Relevanz bewahren wir jedenfalls entsprechend den gesetzlichen und gegebenenfalls vertraglichen Aufbewahrungsfristen und Verjährungsfristen auf.
8) Wie schützen wir Ihre Daten?
9) Welche Rechte haben Sie und an wen können Sie sich wenden?
Sie haben das Recht als von einer Datenverarbeitung durch BioReg Betroffene oder Betroffener, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten und unter bestimmten Voraussetzungen auf Löschung Ihrer Daten. Sie können auch eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, auch wenn die Verarbeitung auf Ihrer initialen Zustimmung basiert. Schließlich kann Ihnen ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Sie haben das Recht, jederzeit unserer Datenverarbeitung zu widersprechen, wenn bei Ihnen besondere Gründe dafür vorliegen.
10) An wen kann ich mich mit Anliegen wenden?
Sollten Sie Fragen bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten haben oder darüber Auskunft erhalten wollen, kontaktieren Sie uns bitte über das Kontaktformular oder schriftlich an Biologicaregister für entzündliche rheumatische Erkrankungen, Datenschutz, ZVR-Zahl: 295050213, Andreas-Hofer-Straße 14, 2103 Langenzersdorf, Österreich
11) Habe ich eine Beschwerdemöglichkeit?
Sie haben außerdem die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde der Republik Österreich (https://www.dsb.gv.at/) zu wenden.
12) Kann sich die Datenschutzerklärung ändern?
Der Schutz und die Integrität Ihrer personenbezogenen Daten und die Einhaltung der rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen ist ein wichtiges Anliegen von BioReg. Im Hinblick auf die regelmäßige Weiterentwicklung unseres Datenschutzsystems ist BioReg bestrebt, auf aktuelle Entwicklungen einzugehen und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten entsprechend dem aktuellen Stand zu gewährleisten. Im Hinblick darauf behält sich BioReg vor, den Rahmenbedingungen laufend Rechnung zu tragen und diese Datenschutzerklärung auch künftig entsprechend anzupassen und auf dem aktuellen Stand zu halten. BioReg ersucht, regelmäßig auf diese Erklärung zuzugreifen und sich über die aktuelle Version zu informieren.
21. Februar 2023